4dx

4DX - 4 Disiplin Eksekusi (The 4 Diciplines of Execution)
MENGATASI KESENJANGAN EKSEKUSI "Merencanakan Strategi dan Goal yang Hebat adalah 1 (satu) hal Penting, tetapi Mengeksekusi Strategi dan Goal Tersebut Merupakan Hal yang Berbeda. Perbedaan inilah yang disebut KESENJANGAN EKSEKUSI." - Stepen R. Covey -

PEMBAHASAN I

MEMAHAMI KESENJANGAN EKSEKUSI

Seorang Pemimpin atau Manajer harus bertanya apa yang menjadi tanggung jawab Anda?

MENGHASILKAN SESUATU ...
(Delivery the RESULT ...)

Hasil yang saudara peroleh dipengaruhi oleh 2 (dua) hal.
Hal-hal yang dapat saudara kendalikan.
Hal-hal yang tidak dapat saudara kendalikan.
Pada dasarnya, ada dua hal yang saudara bisa kendalikan, yaitu :
Perencanaan : contohnya, hal-hal apa saja yang ingin saudara capai).
Eksekusi dari rencana tersebut (bagaimana saudara bisa mencapainya).
Berdasarkan pengalaman saudara sekarang, manakah yang menurut saudara lebih sulit dilakukan ? Pertama, apakah permasalahan perencanaan ? (the plan ?)
atau kedua, masalah eksekusi dari perencanaan ? (the execution ?) .

Tampaknya seringkali Saudara kesulitan justru pada masalah eksekusi, bukan ?

Kevin Rollins, CEO dari Dell Computers mengatakan demikian, "Jika anda melihat beberapa perusahaan yang sukses di luar sana, mereka bukan saja memiliki perencanaan strategi yang baik, tetapi mereka adalah perusahaan yang gigih dalam penerapan atau pelaksanaan sesuatu."

Kita seringkali mengangggap remeh berbagai masalah yang timbul pada saat eksekusi.

Ketika sebuah tujuan baru tercipta, seseorang perlu melakukan sesuatu, mungkin mengerjakan hal yang belum pernah mereka lakukan sebelumny, jika tidak, eksekusi tidak pernah terjadi. Orang-orang ini mungkin juga perlu merubah perilaku mereka.

Merubah perilaku adalah mungkin merupakan hal yang tersulit yang pernah kita lakukan - sesulit menjelaskan mengapa banyak organisasi lolos dari 'jurang eksekusi'.

APAKAH YANG DIMAKSUD DENGAN EXECUTION GAP ATAU KESENJANGAN EKSEKUSI ?

Sebuah penelitian dari beberapa perusahaan sektor publik menemukan bahwa hanya 13 % dari mereka yang berhasil secara konsisten mencapai target finansial mereka selama era tahun 1990, suatu era yang paling menjanjikan dan makmur sepanjang sejarah dunia bisnis. Dan perkiraan menunjukkan bahwa 7 dari 10 perencanaan strategis gagal (*Chris Zook, dan rekan., Profit from the Core, Bain &co., 2002).

Jadi sebuah organisasi bisa saja teta gagal walaupun memiliki orang orang yang berbakat dan rencana strategis yang luar biasa. Dan tidak sedikit yang gagal karena itu. Menurut Ram Charan, seorang Profesor dari Harvard Business School, "Itu tidak dikarenakan perusahaan tersebut kurang pandai atau memiliki visi yang kurang baik, tetapi sederhana saja, masalahnya adalah masalah eksekusi atau pelaksanaannya. Memang sangat sederhana sebetulnya masalah-masalah yang ditemukan: Seperti tugas-tugas yang tidak dilaksanakan, tidak mampu membuat keputusan, ketidakmampuan menjalankan komitmen yang telah di buat".
(*Charan,R.,Colvin,G., "Why CEOs Fail", Fortune, 21 Juni 1999, hal. 69).

Ram melanjutkan, "Masalah terbesar di dunia bisnis yang jarang dibicarakan adalah "Kesenjangan Eksekusi". Ini adalah jurang yang memisahkan antara membuat sebuah tujuan atau goal dengan mencapai tujuan atau goal itu sendiri.


ADA 4 (EMPAT) PERMASALAHAN DI DALAM EKSEKUSI

Ada 4 (empat) alasan yang menyebabkan terjadinya 'Execution Gap' :
Orang-orang tidak tahu tujuan atau Goal yang ingin dicapai.
Orang-orang tidak mengerti apa yang harus dilakukan untuk mencapai goal tersebut.
Orang-orang tidak memiliki tolak ukur (indicator seberapa jauh tujuan telah dicapai selama proses).
Orang orang yang terlibat dalam proses pencapaiana tujuan tidak bertanggung-jawab atas perkembangan dari goal yang mereka mau capai.

Hasil tersebut diatas didapat melalui serangkaian survei xQ yang dilakukan terhadap 12.000 pekerja di Amerika Serikat, oleh peneliti dari FranklinCovey dan Harris Interactive pada bulan Desember 2003 (*Bossidy, L. Charan, R. Execution: The Dicipline of Getting Things Done, Harper Business, 2002, hal.38).

People Dont't Know the Goal
(Orang-orang tak tahu tujuan atau goal yang ingin dicapai)

Walaupun 49% pekerja yang disurvei mengaku mengetahui tujuan / goal dari organisasi tempat mereka bekerja, sesungguhnya hanya 15 % saja dari mereka yang bisa menjelaskan tujuan atau goal tersebut. Bayangkan jika hanya 1 dari 6 pekerja yang mengetahui tujuan / goal mereka, tentunya saudara akan menemukan masalah dalam eksekusi.

People Don't Know What to Do To Achieve the Goal
(Orang-orang tidak mengerti apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan/Goal)

Pada satu pertanyaan survey sebuah pernyataan dikeluarkan. 'Saya mengerti betul apa yang harus saya lakukan untuk membantu pencapaiaan goal organisasi'. Pertanyaan ini mengharapkan jawaban ya/tidak. Pada lembar jawaban, hanya 54 % menjawab ya. Ini menjelaskan bahwa secara tidak langsung, hampir setengah dari para pekerja tidak tahu apa yang harus mereka lakukan, dan bisa setengah dari orang yang menjawab ya tersebut, tidak jujur kepada diri mereka sendiri tentang hal tersebut.

People Don't Keep Score
(Orang-orang tidak memiliki Tolak Ukur)

Hanya sekitar 12 % saja dari pekerja yang bisa menjelaskan bagaimana cara mengukur kesuksesan pencapaian tujuan di organisasi tempat mereka bekerja. Kalau orang-orang yang melakukan pekerjaan ini tidak tahu tolak ukurnya, bagaimana mereka bisa tahu jika mereka sedang mengalami kemajuan atau tidak ? Dan bagaimana mereka bisa mencapai hasil yang tepat jika tolak ukurnya salah ?

People Are Not Held Accountable for Progress on The Goal
(Orang-orang tidak bertanggung-jawab atas perkembangan dari pencapaian tujuan atau goal)

Hanya 26 % dari pekerja melakukan pertemuan secara rutin (bahkan untuk pertemuan bulanan) dengan atasan mereka untuk mereview perkembangan dari pencapaian setiap tujuan / goal. ini berarti hanya 3 dari 4 pekerja yang sedikitnya membahas ataupun membicarakan goal yang menjadi tanggung-jawab mereka dengan manajemen.

Mengapa hasil survey begitu buruk ?

Padahal dari kacamata para pemimpin bahwa goal yang ada sudah sangat jelas dan strategi perencanaan yang dibuat juga menantang ? Para pemimpin akan membuat suatu hari dimana ia akan mempresentasikan strategi maupun goal yang dibuatnya. Sebuah presentasi brilliant, semua orang akan berdiri dan bersorak sorai. Jika Anda seorang pemimpin, bisa jadi hal tersebut moment terbaik saudara.

Tapi, Tunggu dulu, .....
Ini juga momen yang paling tidak enak diakui, ini adalah momen yang sesungguhnya . Sebab, hanya setengah saja dari orang-orang yang berada di ruangan itu yang mendengarkan goal yang Saudara miliki, dimana hanya setengahnya lagi dari yang mendengarkan yang sesungguhnya tahu tentang apa yang seharusnya mereka lakukan dengan goal-goal tersebut. Dan lebih parahnya, hanya setengahnya lagi dari jumlah itu yang tahu apa yang harus dilakukan yang betul-betul berusaha untuk mencapai goal dan pada kesimpulannya, banyak diantara mereka (para pekerja) yang tidak peduli tentang apapun yang berhubungan dengan itu.

Pada kesimpulannya, memang hanya sedikit saja orang yang tahu goal organisasi mereka, sadar akan apa yang harus mereka lakukan dengan goal tersebut, mengetahui tolak ukur, dan juga melaporkan perkembangan pencapaiannya.

:: THE WHIRLWIND ATAU PUSARAN ANGIN PUTING BELIUNG ::

Masalah kerap kali muncul dari konflik 2 (dua) kekuatan yang ada:
Pertama, dibutuhkan energi yang hebat untuk mengelola dan menjaga perputaran bisnis (kami menamakan hal ini "Whirlwind" of the day to day atau Pusaran angin atas pekerjaan sehari hari).
Kedua, dibutuhkan energi untuk mengarahkan goal demi mencapai perbaikan dalam kinerja.
Saudara mungkin berfikir keduanya berbicara tentang hal yang sama, namun tidak demikian adanya. Pusaran angin ini adalah rutinitas pekerjaan yang Saudara lakukan setiap hari yang hanya untuk menjalankan segala sesuatu. Ini tentang membuat prioritas mana yang penting dan mana yang harus segera anda tindaklanjuti segera.

Ada konsekuensi yang akan terjadi jika Saudara mengindahkan "Whirlwind" ini. Coba saja Saudara berhenti menjawab email ataupun merespon voice mail selama beberapa hari, dan perhatikan dampaknya. Dan yang lebih menarik lagi, bisa saja Saudara berada di tengah tengah putaran ini Saudara merasakan putarannya.

Goal utama di organisasi berbicara mengenai hal yang penting dan justru seringkali bukan tentang hal yang mendesak. Saudara perlu menginvestasikan waktu Saudara untuk mencapai Goal Utama tersebut atau Goal tersebut tidak akan pernah terjadi. Masalahnya, seringkali hal-hal yang mendesak dinomersatukan dan mengalahkan hal-hal yang penting.

Seorang klien dari perusahaan Fortune 50 menjelaskan " Tahukah Anda, apa yang membuat kami mengalami kesenjangan eksekusi ? Kami tidak berurusan dengan naga raksasa yang menyerang kami ke bawah, yang menghalangi kami memenuhi prioritas kami. Yang ada didekat kami itu (lalat). Setiap hari, ada saja lalat dimata kami yang membuat kami tidak focus pada wildly important goal kami. Ternyata, ketika kami melihat kebelakang selama 6 bulan terakhir, ya ampun, kami belum melakukan hal-hal penting yang kami janjikan untuk dapat kami lakukan !".
Coba pikirkan satu saja strategi utama ataupun suatu inisiatif yang gagal di tengah jalan.
Apa yang membunuhnya ?
Apakah strategi tidak ditindaklanjuti ?
Atau orang-orang harus menelaah kembali apa yang selama ini mereka pikir sebagai "Pekerjaan yang sesungguhnya" ?

Jika jawabannya adalah "Ya", berarti Saudara telah mengalami apa yang dikatakan kebanyakan organisasi alami yaitu menghilangnya goal-goal dan prioritas penting akibat terjebak di Pusaran Angin.

Inilah kesimpulannya. Tantangan terbesar dalam eksekusi bukanlah tentang mencapai goal. Karena organisasi Saudara biasanya dipenuhi orang-orang yang tahu bagaimana mencapai sebuah tujuan/goal. Masalah utamanya dari eksekusi adalah BAGAIMANA CARANYA MENCAPAI GOAL DI TENGAH TENGAH PUSARAN ANGIN !

Suatu Contoh Eksekusi yang Luar Biasa ...

Dibutuhkan disiplin tinggi dalam mengeksekusi sebuah perencanaan strategis guna mencapai goal dengan semangat tinggi. Namun itu bisa terjadi.

Suatu contoh yang luar biasa adalah sebuah jaringan hotel kelas atas yang membuat goal : 97% tamu akan kembali menginap. "Jika Anda pernah menginap disini, kami ingin Anda kembali !" Itulah mantranya. Dan mereka pun mengeksekusi gaol tersebut dengan sangat baik.

Mereka memutuskan untuk mencapai apa yang mereka sebut sebagai "service yang memuaskan yang bersifat personal terhadap setiap orang." Ketimbang memusatkan fokus terhadap pengadaan barang-barang seni yang bernilai di hotel mereka maupun memenuhi hotel dengan furnitur yang berlebihan, mereka memutuskan untuk memberikan para tamu sebuah kenyamanan seperti berada di rumah sendiri.

Jadi apakah yang berbeda dari yang mereka lakukan ?

Setiap anggota staff hotel memiliki peran yang berbeda dalam mencapai goal. Seorang housekeeper misalnya, ia akan dengan sangat teliti memasukkan data ke komputer berupa kegemaran ataupun kebiasaan para tamu, sehingga mereka bisa menyediakan servis yang sama setiap para tamu ini datang kembali. Pada suatu kesempatan, ada seorang tamu meminta pembersih kamar untuk membiarkan cerutu di asbak karena ia akan kembali ke kamar lagi. Ketika ia kembali, ditemukannyalah cerutu baru dengan merk yang sama di asbak. Dia pikir itu adalah servis yang hebat, namun dia tidak pernah mengharapkan akan menemukan cerutu dengan merek yang sama berada di kamar hotel lain dari jaringan hotel yang sama beberapa bulan kemudian. Dia bilang, "Saya harus kembali hanya untuk melihat cerutu tersebut akan ada lagi! Mereka sudah memiliki saya!".

Housekeeper kemudian memiliki beberapa tugas baru yang harus dilakukan : Mencatat kebiasaan atau kegemaran para tamu, melakukan pendataan dan mengecek data dari komputer dan melaksanakan apa yang menjadi kebiasaan si tamu. Ditambah lagi, mereka harus tetap membersihkan kamarnya. Jelaslah, bahwa para housekeeper tidak akan mungkin bisa melakukan segala sesuatu jika mereka tidak tahu secara jelas hal-hal berikut ini:
Bahwa goal yang menjadi prioritas adalah bagaimana membuat para tamu kembali.
Bahwa tugas-tugas atau pekerjaan baru sangat penting dilakukan untuk mencapai goal.
Bahwa mereka akan selalu mengukur setiap tugas atau pekerjaan dengan teliti.
Bahwa mereka akan bertanggung-jawab untuk komitmen mereka secara berkala dan teratur.

Dengan kata lain:
Mereka tahu goalnya.
Mereka tahu bagaimana cara mencapai goal
Mereka memiliki tolak ukur.
Mereka akan bertanggung-jawab untuk setiap hasil.

Inilah apa yang disebut ciri-ciri penerapan 4 Disiplin Utama dari Eksekusi.

Setiap orang ingin menang. Setiap orang mau memberikan kontribusi nyata. Tetapi terlalu banyak organisasi yang kekurangan disiplin - Aksi yang waspada dan konsisten dalam mengeksekusi goal utama dengan semangat tinggi. Fakta bahwa sebuah organisasi gagal dalam melaksanakan eksekusi sangat mengenaskan mengingat kenyataan bahwa mereka memiliki orang-orang yang berniat memberikan yang terbaik. Tapi masalahnya, hal yang paling bisa memotivasi adalah kesempatan untuk berada dalam tim yang orang-orang tahu goalnya dan memiliki kegigihan untuk mencapainya.

4DX - 4 Disiplin Eksekusi

Terima kasih